26.12.2011 00:00
Новости.
Просмотров всего: 3194; сегодня: 1.

В РО «Белагросервис» завершена автоматизация договорной деятельности на базе системы «ДЕЛО»

В РО «Белагросервис» завершена автоматизация договорной деятельности на базе системы «ДЕЛО»

В Республиканском объединении «Белагросервис» (Республика Беларусь) осуществляется внедрение системы «Электронное ДЕЛО» на базе системы электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Проект реализуется силами компании-партнера ЭОС в Белоруссии – ООО «Электронное ДЕЛО».

Республиканское объединение (РО) «Белагросервис» создано Указом Президента Республики Беларусь в 2003г. Основными задачами Объединения является осуществление мер по проведению единой государственной политики в области энергетики, электрификации, агрохимического обслуживания и водоснабжения организаций сельского хозяйства, обеспечение ремонта, сервисного обслуживания, изготовление сельскохозяйственной и другой техники, энергетического и технологического оборудования. В системе агросервиса Республики Беларусь работают более 40 тыс. человек, насчитывается более 200 организаций.

Система «Электронное ДЕЛО» действует в РО «Белагросервис» с 2007 г. На первом этапе внедрения была автоматизирована работа сотрудников канцелярии, что позволило достичь следующих положительных результатов:

• быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения, доверенности и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);

• оперативный контроль исполнения поручений по документам;

• удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки;

• программное формирование реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов;

• автоматическая надпечатка конвертов;

• программное формирование отчетности (справка-напоминание об исполнении поручений, отчет по документообороту).

Специфику деятельности РО «Белагросервис» определяет большой объем договорных документов. В договорную работу РО «Белагросервис» тем или иным образом вовлечены все подразделения организации (более 20 отделов). При этом существует постоянная необходимость:

• контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;

• оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и с другой – сокращения времени на согласования;

• создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;

• формировать досье договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков;

• организовать оперативный доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц;

• контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств.

В 2011 г. было принято решение автоматизировать работу с договорами путем масштабирования системы электронного документооборота. Основными задачами стало создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования.

В рамках проекта была разработана технология обработки более чем 10 категорий договорных документов и настроены различные сценарии их согласования в электронном виде. При этом, благодаря разработанному механизму управления этапами согласования, появилась возможность изменять стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора системы.

В ходе проекта были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа, до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа, как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде.

Автоматизация договорной работы на базе системы «Электронное ДЕЛО» позволила:

• увеличить оперативность подготовки проектов договоров, существенно сократить сроки согласования документов и время работы с ними;

• эффективно контролировать выполнение договорных обязательств (отслеживание сроков платежей, закрытия работ, подписания актов и т.п.).


Ньюсмейкер: Электронные Офисные Системы — 1311 публикаций
Поделиться:

Интересно:

5 проблем с автомобилем, которые можно решить без посещения СТО
29.03.2024 14:42 Консультации
5 проблем с автомобилем, которые можно решить без посещения СТО
Современный автомобиль является сложным механизмом, требующим регулярного технического обслуживания и ремонта. Однако, не всегда необходимо обращаться к специалистам на станцию технического обслуживания для решения возникающих проблем. В этой статье эксперт Компании ЛАТ расскажет про несколько...
В Москве представили книгу о юных защитниках Родины времен ВОВ
29.03.2024 11:42 Новости
В Москве представили книгу о юных защитниках Родины времен ВОВ
В Музее военной формы Российского военно-исторического общества состоялась презентация книги «Юные защитники Родины. Память о вас никогда не умрет». В мероприятии приняли участие: Советник Председателя Российского военно-исторического общества Ростислав Мединский, заместитель начальника...
Как законно снизить налоговую нагрузку
28.03.2024 17:56 Консультации
Как законно снизить налоговую нагрузку
Предприниматели имеют право и законную возможность уменьшать налоги. Одна из самых очевидных мер – подбор оптимального налогового режима. Так, многим предпринимателям доступна упрощенная система налогообложения (УСН) с простой и понятной формой отчетности, ставкой до 6 или 15% в зависимости от...
О своих мечтах об отдыхе поделились российские дети
28.03.2024 12:18 Аналитика
О своих мечтах об отдыхе поделились российские дети
В преддверии II Всероссийского конкурса юного художника «Место в России, где я мечтаю побывать», который стартует 1 апреля 2024 года, эксперты Национального туроператора Алеан рассказали, куда хотели поехать дети, исходя из анализа работ прошлого года. Дети в возрасте от 6 до 15 лет поделились...
562 года назад на престол взошёл Иван III
28.03.2024 10:44 Новости
562 года назад на престол взошёл Иван III
В историю он вошел в первую очередь как собиратель русских земель и, по сути, создатель единого государства Российского, созидатель и мудрый дипломат – при Иване III не только расширяются границы, но и создается прообраз системы управления страной – пишутся единые законы, утверждается...